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UCD记录管理和信息自由

Aonad Bainistíochta Taifead & Saoráil Faisnéise UCD

高校档案管理政策

1.简介

该大学的记录包含的信息作为执行的职能和执行活动的证据,并包括知识的重要来源,以决定如何以及为什么服用。鉴于良好的质量记录是有价值的任何组织,他们的有效管理是必要的,以确保保存的记录是真实的,可靠的,完整的,以确保它们得到保护和保存作为证据,以支持未来的行动,并保证电流和未来的责任。

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2.官方记录

创建并获得在其官方业务过程中的所有记录构成葡京赌场的正式记录。

3.记录管理

记录管理的控制来记录,要素,其中包括信函和形式管理的创建,维护,使用和处置的应用程序,记录分类,文件管理,保持调度,防灾规划,重要记录保护,静态记录存储管理,记录转换程序,档案保存活动和销毁记录的管理。良好的记录管理是在大学的职能范围内,其中的学术记录的维修是一项核心活动特别重要的意义。

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4.理档案管理

有效的记录管理使得该大学创建和维护记录,这使其能够:

  • 有序,高效,负责的方式开展业务;
  • 以一致和公平的方式提供服务;
  • 支持和政策文件的制定和管理决策;
  • 提供管理和行政一致性,连续性和生产率;
  • 有利于风险的管理,记录的保管和在灾难发生时提供连续性;
  • 符合法律和监管要求,包括审计,监督和存档活动;
  • 提供诉讼的保护和支持,包括与存在或缺乏,组织活动的证据相关的风险管理;
  • 确保有足够的记录是由所有的核心活动;
  • 保护学校的利益和学生,员工,客户,代理商和现在和未来的利益相关者的权利;
  • 支持和文档当前和未来的研究和开发活动,发展和成就;
  • 维护企业和机构记忆

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5.记录管理政策的目标

5.1
该记录管理政策的目的是为了保证正宗,可靠,完整,可用的记录,能够支持大学的职能和活动,只要他们需要创建和管理。

5.2
该政策的目标是:

  • 高校内部支持记录管理;
  • 支持组织遵守法律和大学的规定;
  • 确保永久价值的档案保存。

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6.政策的范围

6.1
大学的记录,包括记录信息,无论格式,创建或代表学校执行职务的过程中由大学官员和雇员接纳并保持作为其组织,功能,政策,决策程序的证据,操作和内部或外部事务。记录可以是任何物理形式或介质,包括纸或电子。

6.2
由大学及在执行公务的过程中官员和雇员创建或接收的所有记录都是大学和受其整体控制的财产,必须进行创建,维护,使用,并按照批准的程序和准则处置通过适当的大学官员。

6.3
大学或它在执行公务的过程中官员和雇员创建和接收的所有记录,必须只要需要,以满足大学的法律,行政,财务和运营要求保留。

6.4
在执行公务的过程中,大学和它的官员和雇员创建和接收的所有记录必须以保障它们所包含的信息的机密性的方式进行处置。

6.5
创建并在执行公务的过程中被永久保存必须保持授权的管理人员和员工访问的大学及其管理人员和员工收到的所有记录。

6.6
此政策支持记录管理在葡京赌场进行中的应用结构的规定,由档案管理实施方案,一个记录分类方案,一所大学的记录保留时间表和程序手册,包括电子管理记录。

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2004年10月