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UCD记录管理和信息自由

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记录保存指南

问责制和透明度监管的增加的身体需要满足最佳实践的要求良好的记录保持系统的维护。此页面旨在提供按照最佳实践保存记录的实用指南。准则的功能是促进的完整,真实,可靠,方便和负责记录的创建和维护。

组成

  • 使用正式语言,清晰,准确,真实,避免不相关的或不必要的评论撰写文本。
  • 尽量表达意见的时候要尽可能客观。
  • 记录支持它的事实背景下的意见。
  • 避免个人意见或不适当的“多彩”的言论(潜在的尴尬个人或组织并不构成暂缓访问记录的理由)。
  • 不记录未经证实的主观意见,尤其是那些由一人约另造。记住,录制的注释被认为是关于人已以个人的个人信息和个人有权访问它的权利。由一人关于另一个使用过激的语言评论通常可以不失意义录制前重新表述。
  • 确保在其上记录的文字媒介是适当的主题。通过e-mail上的重要课题信件应当由作为正式的商务信件和作为附件发送。重要信息不应该被记录后其固定到一个文件盖或对文件的文档。如果信息是重要的,足以对文件放在它应该以适当的方式进行输入。
  • 确保所有手动笔记和批注清晰地写。
  • 所有记录的信息构成官方记录增持大学的一部分。命名或冲压​​记录“非官方”或“机密”不会在交通不便的渲染。
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评估记录

个人有权获得书面权,原因由是实质上影响了他们的大学作出的决定。
重要的是,明确和准确的记录保持该通知决策过程,特别是在涉及评估个体选择过程的讨论的结果。
使用预先设计的形式来记录选择过程的结果。
记录短上市过程中,那些没有入围必须获得书面理由的权利。
一旦作出决定记录的决定。
确保记录清楚地说明了选择过程,显示选择配制,同意并公布的标准,加权连接到每个标准,并针对每个标准候选的性能。
如果候选人以微弱优势,以满足选择标准失败,请确保在记录足够的信息来解释为什么,因为这是证明这一决定是公正和公平的。
确保记录足够详细,以使将要由它应该根据信息自由的请求理由的书面声明。从选择过程中所产生的记录可满足,但如果记录不明确说明决定的理由,一个新的记录必须给出理由的详细说明进行制备。在非竞争性促销的情况下,如果要求将需要的个体是如何对评估的标准和所使用的评级系统的声明。
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分钟
分钟是在一次会议上交易业务的书面记录。在服用分钟的良好做法包括以下内容:

分钟标题:

名称,地点和会议日期

出席和这些成员的,谁招标不上学道歉的列表

以前分钟协议
从以前分钟所产生的问题
对应
报告介绍
项目讨论
作出决定
任何其他业务及下次会议日期
主席的签名和日期
录制分钟:

纪要应清楚地反映在决策过程中,应包含一个准确的账户作出的决定。
分钟应该反映反馈到决策的所有讨论的性质和内容。
记录项目时,讨论应记录在给出了一个精确的帐户会议的议事的方式。
只记录相关的业务考虑,事实指出,决定采取和它的理由。
在一次会议上个人捐款只应归因,当一个人明确请其与会议同意的贡献应形成会议纪要的一部分。
分钟应记录下来,以便他们是完整的,并且包含足够的细节,使一个人谁没有出席会议,充分了解了办理什么业务。
分钟的初稿通常不应保留。
支持与流传分钟文档是会议记录的一部分,应予以保留。
下面在随后的会议纪要批准,他们应该签署,并由主席给主任。所有以前的草案应该被销毁。
改建分钟应该写得一手用的符号应其要求变更作出说明。这应该是前主席签署分钟内完成
不记录每一个讨论,一字不差。记录该解释简明和准确地讨论的主题,作出的决定和所需的操作目标的语句。作为反映分钟集体决策记录只有在其个人的报价单明确的欲望吧。
不渲染,使它们过于简单是决策过程的真实反映没用分钟。避免使用含义模糊的编号和编码。如果下的政府信息公开请求者在破译其内容的困难,他或她可以作出澄清。
委员会成员应该被告知

如果他们希望特殊的贡献要归因于他们,他们必须获得会议批准。
该访问可给予全部分钟和信息自由法下相关文件,1997年的某些信息可能在该法中可用的各种豁免下被扣留,但信息下的政府信息公开的预提不能得到保证。
记得
所有分钟都可能访问,并可能进入公共领域。
个人可以请求包含在他们自己的个人信息的访问。
作为永久记录,分可在在未来依靠提供的重要决策和活动的历史记录。
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引用
写作时的参考,裁判必须假定参考的主题最终将会得到它。信息自由法下,有关个人记录是个人的个人信息,包括所有评估和裁判的报告。信息行为的自由爱尔兰的条款排除那些其管辖范围内执行公务的过程中提供了参考的预提。其中向谁涉及已经爱尔兰FOI动作的范围的外侧设置由个人请求的参考,参考的提供者为约释放非正式地协商。如果裁判不同意非正式释放,他或她正式磋商,并有机会做出反对释放提交书面意见。那么大学将做出决定扣留或释放。一个隐瞒决定可以由信息专员,谁是外部的大学,其裁决具有约束力被推翻。
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归档系统
一个好的文件系统是一个允许在目前使用的方便,经济,高效的组织,维护和保护的文档。备案制宜

反映它所提供的组织和设计办公室的职能
具有结构化的数字或字母数字的参考系统,其中每个元素与该文件标题的功能等同于最大四个要素
文件命名和维护

在一个文件中的所有文件应承担的档案编号
文件的标题应明确文件内容
文件的标题不应该是通用的,比如“杂”
文件盖应打印,以允许文件的标题中,参考和开口的日期和关闭
文件应以相反的顺序提交
如果一个新的课题开发,使原始文件的标题不准确的一个新的文件应该被打开
无注明重复不应该被立案
当它们所涉及的业务已完成的文件应该被关闭
文件不得超过厚度5cms
关闭的文件应被删除到适当的存储设施
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分类记录
当他们根据分类系统组织的记录管理和其中包含的信息变得更容易。分类装置根据逻辑方案,理想地基于生成它们的办事处的活动的排列,或分组,的记录。分类方案通常需要有关特定业务功能的成团,或一系列记录的组织,并在必要时为子系列,甚至细分子系列。然后这些系列被分配参考数字或代码,其作为唯一的标识符,并且还指示序列之间的相互关系。

为了提高效率,秩序,连续性和便于检索,相关记录通常由他们积累到文件夹或文件进行管理。每个文件应承担由其构成的一部分一系列的参考代码或编号,并且也有一系列的内自己独特的编号。
对于文件组成的文件标题应准确地反映它们的内容。建议文件标题还应说明一系列的他们组成部分。因此,初级和,如果需要,次级标题,表示内的每一功能区域的子系列,然后可以设计出。其中需要,叔标题,表示二次标题内的子系列,然后可确定。例如,初级职称可能是“建设维护”,并在“建筑维护”'二级标题可能包括‘清洁合同’和‘防火’。在“清剿合同”三级标题可能包括承包商的字母顺序列表。
以这种方式,顺序是通过将一个类似的类别的记录一起,从而增强信息的流动保持。它允许组织功能的变化,并保留在整个人事变动的连续性。它也消除了使用非特异性的标题如“对应”和“杂”。
当主要主分组已经被设计,基团将落入二级和三级部门内的自然顺序。建立标题和分裂,主标题或仲标题内第三分部内即次级分部之间的关系时,继续进行从主到轻微和从一般到特定的。总是撰写分类计划提前。维持长达文件标题的最新名单。
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保留记录
记录保存时间表指定的时间长度记录必须保持组织,法律,财政和历史的目的。

记录系列是用于调度的最合适的单位。相关文件通常在文件夹或文件,并与特定业务功能的文件堆积管理作为一组,或一系列通常管理。

记录保存时间表:

  • 每个记录系列的名称的内容和目的
  • 规定了必要的保留期

在一段时间后保留期范围从立即销毁或破坏,永久保留。一些记录需要,因为他们是暂时的,只在需要的时间,方便参考有限的时间内根本无法安排。记录一个很小的比例是短暂的,虽然定,可使用后立即销毁。三6%的记录之间的占定于永久保留。大多数的记录落入中间类别。这些保留期应设置尽可能接近的地方留住他们的经济成本超过其价值的地步。它应该是尽可能短,正常范围是从4至7年。

调度之前,有必要采取一切记录系列在办公室的清单。

有日程表没有严格的格式或布局:表格,图表或表格,并从数据库中生成的报告,都令人满意。因此建议不要在另一个办公室或组织的复制计划。如果计划不针对办公的特殊要求,将不能满足用户的管理和运营需求。

以下只是一般准则。一套完整的基于业务流程分析模型保留时间表,目前正在编制的大学记录。当它已经完全批准,将公布。请查阅档案管理和信息单元的自由,如果您有关于记录保留查询

批准的保留时间表: