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UCD记录管理和信息自由

Aonad Bainistíochta Taifead & Saoráil Faisnéise UCD

记录管理在UCD

提高公众的问责,最显着的信息自由的行为1997年和2003年,在该大学是一所规定的机构,正在推动一个更正式的方式来比迄今已有记录的管理。
确保在这个新兴的环境中继续遵守,企业和法律事务办公室已建立了档案管理单位制定并通过管理程序进行的,从始发大学的记录管理,维护和处置。

什么记录?

记录创建,使用和维护出于商业原因的文件。他们提供的证明,或经营活动的证据;它们说明了政策,决定和判例以及他们所作出的背景下;和他们的文件履行法定义务。储存格式或方法对他们的身分作为记录无关。新的国际记录管理标准的记录定义为:
“信息创建,接收,并保持作为证据及资料的组织或个人,依据的法律义务或在商业交易”。 (ISO 15489,第3.15,2001年)

信息的行为,1997年的自由,提供了可能构成“记录”一个非常宽泛的定义。定义涵盖所有的文档类型和不区分格式,是同样适用于创建,维护和手动地和/或以电子方式存储的文件。这包括:

” ...任何备忘录,书,计划,地图,绘画,图表,图案或图形工作或其他文件,任何照片,电影或记录(无论是声音或图像或两者),任何形式,其中数据(所指数据保护法的,1988)被保持,任何其他形式(包括机器可读的形式)或物件,其中信息被保持或手动存储,机械地或电子和任何是部分或拷贝,以任何形式,任何上述或的是两种或更多种前述物质的组合...”

文档创建,接收,并在履行其职能,因此构成了它的官方记录,因为它们的内容作为这些功能的证据使用的大学和怎样和为什么被带到因为他们作证的决定。学校认为所有记录信息,无论格式,创建和执行公务的性能,它的正式记录持有的一部分期间收到的。

什么是档案管理?


记录管理是管理记录,以满足业务的业务需求和问责要求的组织功能。它跟踪和控制从产生到处理的文件,使他们能够尽可能高效移动和尽可能通过政府迅速。它也可用于识别重要记录,那些需要对组织的继续经营并保护其金融和法律利益的能力。因此,至关重要的这种记录的标识和保护。

当业务功能到其记录涉及下降或停止,它们不必是现成的,它们被转移到非活动,或者非电流,存储设施用于保留为预先确定的时间段。当此保留期已经结束,该记录是根据商定的程序文件被破坏。一小部分被永久保留,因为正在进行的行政或历史价值。